Sistema de Control Móvil de Historia Clínicas

La Empresa. Uno de los principales objetivos que desde su creación ha inspirado la labor de la Clínica Ricardo Palma, es el establecer y difundir una auténtica cultura de salud que promueva la prevención de enfermedades y ayude a afrontar sin apuros todas aquellas que se presentan de forma imprevista.

“La Clínica Ricardo Palma ha impulsado persistentemente este enfoque a través de recomendaciones sobre hábitos de vida saludables, la prevención de enfermedades y la promoción de la cultura del aseguramiento”.

La Situación. La gestión de sus archivos, es decir, de las Historias clínicas de los pacientes está administrada por la empresa Ransa Archivo. El área de archivo cuenta con un Sistema  de Gestión de Archivo (SGA) desarrollado por el área informática de Ransa y con un grupo de "distribuidores" que se encargan de llevar las historias clínicas entre los distintos consultorios que posee la Clínica.

El principal problema encontrado era el excesivo tiempo que demoraba la entrega de las historias clínicas en los consultorios por lo cual solicitaron el desarrollo de una aplicación para terminales portátiles que permita registrar el movimiento de las historias clínicas entre el departamento de Archivo y los Consultorios; pudiendo de esta forma conocer:

1. Los estados de movimiento: Inicio traslado, Atendido, Devolución en consultorio, Devolución recepcionado archivo, Devuelto en Picking de retorno.
2. El personal que efectuó el traslado, recepción y devolución de las historias clínicas.
3. El tiempo trascurrido desde la salida de la historia clínica hasta su retorno al departamento de archivo.
4. Detalles de la ubicación de las historias clínicas.

De esta forma, se pensó agilizar y mejorar el servicio de entrega de historias clínicas.

La Solución. El proyecto se denominó "Software de Control de Historias Clínicas". El proyecto consistió en automatizar el flujo operativo y el movimiento adecuado de las Historias Clínicas  (HC) tanto en el área de almacén como en los distintos consultorios de la institución.

Para ésta automatización contemplo utilizar los Códigos de Barra tanto de las cajas que contienen los archivos en el almacén como las que cuentan cada HC. Para la fácil operatividad se usó terminales portátiles Unitech PA500 con Sistema Operativo Windows Mobile y el uso de tecnología Inalámbrica Wi-Fi para la sincronización de la información de los terminales a la Red de la empresa cuando la señal estaba disponible, pues el software trabaja en modo Batch y todo lo que se registraba se almacenaba en el terminal móvil.

El Software. La solución se basó en el desarrollo de un Software para los terminales móviles la cual permitía al usuario realizar, en forma bachera, todas las operaciones mencionadas líneas arriba, para lo cual se sincronizaba inalámbricamente a la base de datos del Sistema SGA en forma automática cuando el  terminal móvil pasaba por lugares donde se contaba con señal Wifi permitiendo de ésta forma las transferencia de la información en forma trasparente para el usuario.

El desarrollo fue realizado bajo la plataforma Windows utilizando el lenguaje de programación Visual Studio Net 2005 y la base de datos que se utiliza es SQL Server 2008.

Esquema.

Sobre la Interface con el Sistema de Gestión del Cliente. La empresa Ransa desarrolló un Sistema de Gestión de Archivo denominado SGA y usa como motor de base de Datos SQL Server 2008. 

Año. 2010

Lugar. Lima - Perú

Sistema de Gestión Comercial Móvil

La Empresa. Record Es una empresa peruana que manufactura y comercializa utensilios y lavaderos de gran calidad, para el hogar, hotelería y la industria. Cuenta con colaboradores altamente calificados, empleando tecnología moderna y protegiendo el medio ambiente, con el propósito de alcanzar la satisfacción total de nuestros clientes.

La Situación. Existen empresas que cuentan con vendedores que suelen dirigirse a diferentes puntos de nuestro país para realizar la labor de venta de sus productos. El Personal de ventas tienen que visitar diariamente varios clientes para realizar la toma de pedidos (Generalmente tiene una ruta definida por cada día). Al llegar donde el cliente, se realiza la toma de pedido apuntándolo generalmente en un hoja con un formato pre-diseñado.

Al llegar a la oficina, el personal de ventas tienen que digitar e ingresar los pedidos tomados en el sistema para que puedan ser registrados y posteriormente despachados. Esta labor podría durar mucho tiempo dependiendo de la cantidad de ventas realizadas sin contar la corrección de los errores que suelen ocasionarse en la digitación de la información.

Durante años, la empresa ha trabajado de ésta manera hasta que se dio cuenta que no podían seguir así ya que aparecían muchos problemas durante el proceso. Por ejemplo, durante la venta el vendedor no sabía si el cliente tenía deuda de pago, no sabía el límite de endeudamiento para el caso que soliciten crédito, o simplemente que compraron la última vez que lo visitaron.

El vendedor, al no tener la información oportuna a la mano, suele llamar vía teléfono a la Empresa para realizar diversas consultas ocasionando la impaciencia del cliente haciendo que la venta no se realice.

Por tal motivo, la empresa requería de una solución eficaz para realizar mejorar la venta a través de sus vendedores agilizando la tomas de pedido, aumentando la eficiencia en la captura de datos y obteniendo menores costos operacionales.

La solución. Se propuso agilizar y garantizar el proceso de venta, disponiendo de toda la información necesaria para el buen desenvolvimiento del Vendedor en el lugar donde está realizándose la venta.

El proyecto se denominó "Sistema de Gestión Comercial Móvil". El proyecto consistía en automatizar el proceso de venta y cobranza, iniciándose desde el control de los clientes en ruta, la toma de pedido, el cobro de las deudas, y el envío de los pedidos realizados vía Internet para su pronto despacho.

Este sistema contemplaba trabajar en modo Bachero para la realización de todos los procesos, donde al inicio de las actividades, el operador del terminal móvil debería cargar las tablas maestras del sistema, como son: Clientes en ruta, Lista de precios, Lista de descuentos, Lista de promociones, Cobros por realizar. Para la fácil operatividad se usaría terminales portátiles con Sistema Operativo Windows Mobile y el uso de tecnología GPRS para la transmisión de datos.

El Software. La solución consideraba el desarrollo de un Web Services que estaría alojado en el Servidor Web de la empresa la cual tiene por objetivo registrar en la base de datos todas las transacciones realizadas en los terminales móviles; es decir, se encargará de interpretar cada solicitud realizada por los terminales móviles y de encargarse de que toda transacción de respuesta llegue.

También considera el desarrollo de un Software para los terminales móviles la cual permitía al usuario realizar, todas las operaciones propias de la Gestión comercial (Clientes en ruta, Toma de Pedidos, Cobranzas, Motivo de no Visita y no Pedido, Transmisión de la información).

Ambos desarrollo fueron realizados bajo la plataforma Windows utilizando el lenguaje de programación Visual Studio Net 2005 y la base de datos que se utiliza es DB2 en servidor AS/400.

Sobre la Interfase con el Sistema de Gestión del Cliente. El personal de Sistemas del cliente se encargó de proveer las consultas procedimiento con la finalidad de interactuar con su sistema. Toda la lógica de consulta y actualización de sus tablas se encontraría en el Web Services desarrollado.

Un factor clave fue el total compromiso del personal de ventas con los cuales se realizó varias pruebas de campo y del personal de sistema que no escatimaron esfuerzo para el logro del proyecto.

Arquitectura.

Arquitectura Off Line y GPRS

Año. 2007

Lugar. Lima - Perú

Toma de Inventario de Almacén

La Empresa. Ransa Operador Logístico, inició sus operaciones en el Perú en el año 1939 como una empresa dedicada al almacenamiento de fardos de algodón para exportación. A lo largo del tiempo fue evolucionado ofreciendo diversos servicios en la cadena de suministros, como son el almacenaje, transporte, distribución horizontal, entre otras actividades.

La división Ransa Archivo, servicio dedicado al almacenamiento de documentación, haciendo uso de la más avanzada tecnología en organización, administración, digitalización y custodia de todo tipo de información de manera ordenada y siguiendo las más estrictas normas de seguridad, ofrece un servicio integral, ágil, seguro y flexible que consiste en organización, inventario de su información, recojo y atención de sus requerimientos permitiendo a su clientes un significativo ahorro de recursos físicos, tecnológicos, de personal aumentando la eficiencia y productividad de su empresa.

La Situación. Existen miles de cajas almacenado en almacén y al momento de la toma de inventario se realiza en forma manual donde cada individuo tiene que recorrer los distintos sectores e ir inventariando caja por caja, tendiendo en cuenta que la codificación esté de acuerdo con la ubicación donde se encuentra ésta, es decir, El contenedor, el Mueble, el Sector, el Nivel y la posición (Niveles que determinan la posición de una caja) deberá coincidir con el código de Barra de la caja. Esta forma de trabajo tomaba al Personal del Almacén más de 1 mes para terminar el inventario.

La solución. El proyecto se denominó "Software para la Toma de Inventario de Almacén", la cual se encargará se indicar al usuario del Terminal Móvil la ruta por donde tendrá que recorrer para realizar la toma de inventario de las cajas.

La forma de trabajar está contemplado para operar en forma bachera, la cual al inicio del día el usuario del terminal móvil se conectará al Sistema de Gestión de la empresa para Cargar todas las ubicaciones y cajas que se van a inventariar. Luego, con la información cargada, el terminal móvil indicará al operador la ruta la cual tendrá que recorrer para realizar la toma de inventario. Las cajas y ubicaciones ya contempla el uso de códigos de Barras la cual permitirá agilizar la captura de la información; Los terminales móviles que se usarían son los Unitech PA600 con Sistema Operativo Windows CE 5.0.

El Software. Para la solución se desarrolló un Software para el terminal móvil que dispondrá de todas las operaciones y consultas propias de la toma de inventario. Una de las condiciones en lo que se tuvo que poner énfasis era el orden como se iba a realizar el inventario. Como el equipo iba a indicar el orden en que se iba a leer las cajas y, como cada caja cuenta con un código de barras que indica la posición exacta, al momento de capturar el código de barra ésta debería coincidir con el orden llevado en terminal móvil (sonaba un sonido ensordecedor que emitía el terminal móvil al momento en que la caja leída no coincidía con el lugar donde debería estar).

Adicionalmente se desarrolló un Software de escritorio la cual se encargaría de sincronizar la información entre el terminal móvil y el Sistema de Gestión de la empresa.

Ambos desarrollo se utilizó el Lenguaje de programación Visual Studio Net 2003.

Sobre la Interfase con el Sistema BackOffice del Cliente. La empresa cuenta con Servidor AS/400 y su Base de datos es Db2. En un inicio se pensó en hacerse una solución en línea, pero por motivo de seguridad y por el tiempo que iba a tomar adquirir un Servidor Web para alojar un Web Services que trabajaría con los terminales móviles, se contempló un esquema Off Line. El personal de sistema de Ransa remitió toda la información necesaria de la información para el buen funcionamiento del sistema.

Año. 2005

Lugar. Lima- Perú