Por caprichos de la vida aun no he participado en un proyecto basada en tecnología RFID, pero seguramente no estoy lejos de lograrlo. Mientras tanto, les paso un interesante artículo sobre lo que se tiene que tomar en cuenta cuando se piensa adoptar dicha tecnología. Espero les guste:
La tecnología RFID tiene un notable potencial de aplicación, pero está evolucionando, casi nunca está disponible a pequeña escala y tiene una connotación sistémica. El estudio de viabilidad es, por lo tanto, una condición previa indispensable para el éxito de los proyectos RFID.
El proceso de adopción de soluciones basadas en tecnología RFID tiene características específicas que requieren a las organizaciones competencias con frecuencia no disponibles internamente. Con el fin de simplificar la gestión de un proyecto de RFID, Lab#ID, el laboratorio de la Universidad Carlo Cattaneo – LIUC (en el norte de Italia), ha desarrollado su propia metodología para la realización de un estudio detallado de viabilidad. La metodología Lab#ID fue desarrollada con el objetivo de transferir conocimiento a las empresas durante todo el proceso de adopción de la tecnología. Las directrices de esta metodología se han desarrollado en el marco del proyecto europeo Regins-RFID que condujo a la definición de una metodología capaz de llevar las pequeñas y medianas empresas a una auto-evaluación y valoración de los impactos de la adopción de un sistema RFID.
Los aspectos innovadores de la metodología Lab#ID son múltiples: en primer lugar, la eficacia probada del apoyo a pequeñas y medianas empresas. La sinergia entre la transferencia de conocimientos y las actividades de apoyo a las decisiones permite combinar, de manera óptima, los resultados de las investigaciones científicas e industriales con el conocimiento que sólo de forma interna se puede tener en las empresas.
Además, la metodología Lab#ID cubre todo el proceso de adopción: desde el estudio de viabilidad hasta la realización del proyecto piloto, llegando finalmente a la implementación real.
En cuanto al estudio de viabilidad, la metodología consta de tres fases (introducción, operativa y de evaluación), cada una dividida a su vez en sub-fases.
Etapas de “introducción”. Formación del Grupo de Trabajo
Como primer paso, después de las reuniones preliminares, se procede a la formación del grupo de trabajo, que incluye tanto a personal de Lab #ID como a personal de la empresa. La lógica es la de ser capaz de formar un equipo que contenga diversas habilidades heterogéneas y funcionales para el entorno operativo y la realidad de la organización (RFID, sistemas de información, organización, logística, procesos de negocio, gestión del cambio, etc). El equipo del proyecto deberá favorecer el proceso de transferencia tecnológica, limitando los problemas de coordinación e involucrando en las diversas fases de estudio a las funciones organizativas capaces de proporcionar la información necesaria para la realización de las actividades del proyecto.
En nuestra experiencia, siempre hemos observado cómo la composición del equipo varía en función del área de negocio involucrada en el proyecto, condicionando objetivos y métodos. Es precisamente en estos casos donde la aportación de Lab#ID es mayor, trayendo una visión global del potencial de la tecnología.
Otras veces, los proyectos RFID pueden estar bien enfocados y limitados en su propósito, como en el caso de la automatización de la logística interna (que es un punto de entrada típico de una solución RFID) y, en consecuencia, puede requerir un menor tamaño del grupo de trabajo.
Definición de los objetivos
El equipo de trabajo también es funcional según la correcta definición y puesta en común de los objetivos del proyecto que determinarán el estudio de viabilidad. Este estudio permite determinar si el logro de estos objetivos requiere realmente una solución basada en tecnología RFID: en varios casos ha sido la propia Lab # ID quien ha desaconsejado la adopción de la RFID, ya que existían soluciones alternativas, tanto de organización como a través de diferentes tecnologías, capaces de producir los mismos resultados.
Los objetivos también son importantes porque definen con precisión el proyecto como un conjunto de actividades para coordinar, actividades que dentro de una gran empresa pueden, por ejemplo, requerir la participación de unidades múltiples con una ubicación geográfica diferente, o más socios dentro de la misma cadena de suministro.
Definición de los vínculos
La fijación de objetivos constituye también el primer paso para identificar las zonas interesadas y definir los criterios para el éxito del proyecto. Para ello, es necesario definir también la información técnica, social, jurídica y económica necesaria para orientar adecuadamente el proyecto.
En nuestra experiencia, hemos probado cómo los aspectos legales pueden afectar significativamente a los objetivos. Además de los vínculos de carácter estrictamente técnico, como las normativas sobre el uso de la radiofrecuencia, la introducción de soluciones RFID puede presentar graves problemas de protección de la privacidad del consumidor. Y hay que pensar por ejemplo en las consecuencias de tipo legal que su uso produce al final de la cadena logística, donde la solución podría afectar al usuario final y a su vida personal. Por otra parte, los sistemas de RFID también pueden representar una oportunidad como herramienta que ayuda a preservar la legalidad: una empresa del sector de la moda-textil nos ha pedido la verificación de la viabilidad de una solución RFID para localizar sus prendas de vestir y protegerse así de cualquier tipo de disputa legal, debida a la presencia en el mercado de productos falsificados.
Por último, la metodología desarrollada por Lab#ID prevé la realización de actividades de experimentación durante las primeras etapas del estudio de viabilidad, para evaluar así la viabilidad tecnológica del sistema respecto a los objetivos del proyecto. Las pruebas preliminares permiten verificar la criticidad y la adecuación de la tecnología RFID, y muchas veces consisten en comprobaciones sobre el terreno.
Las fases operativas
A las anteriores, que pueden considerarse fases introductorias, les siguen dos fases operativas que prevén, la primera, el análisis y el diseño de procesos de negocio, y la segunda, la selección de la tecnología alternativa.
Análisis de Procesos.
El análisis del proceso es necesario para construir un mapa de la evolución actual de las actividades (el denominado “as is”) para construir una base sólida de los procesos a raíz de la introducción del sistema RFID (el análisis “to be”). Para la formalización “as is” (como es) y “to be” de los procesos, es posible utilizar más de un enfoque, tanto en relación con el método o el modo de representación, como por el hecho de que son escasas las empresas que ya están organizadas en lógica de proceso y dotadas de las habilidades necesarias para gestionar las actividades de análisis. En las medianas y grandes empresas, el análisis y la formalización de los procesos a menudo ya se ha hecho durante la certificación ISO. Este análisis debe distinguirse de la re-ingeniería de los procesos de los que difiere principalmente por sus fines. Los análisis de “as is” y “to be” permiten a la empresa prever dónde la tecnología tendrá presumiblemente los mayores efectos y evaluar sus impactos.
La elección de la metodología y de las dimensiones del estudio de los procesos dependerá de la complejidad de la organización de la empresa y de los recursos y experiencia disponibles.
Las industrias o empresas de fabricación con instalaciones dispersas geográficamente se encuentran entre las más complejas de modelar. Analizar las situaciones en las que la producción no está centralizada, se configura a todos los efectos como el estudio de diversas empresas con procesos interinstitucionales, con operaciones que abarcan varias organizaciones. En estos casos se deben reconstruir factores como la secuencia de las actividades entre las diferentes organizaciones, el tipo de conexión entre ellas, el tipo de información intercambiada y su pertinencia. Todo esto es para entender y cuantificar los beneficios que la aplicación de un sistema de RFID podría generar. Cuando hay suficiente información disponible, se puede continuar con el análisis cuantitativo que incluye tanto las actividades de campo como las de laboratorio (construcción de prototipos de la solución) para medir de forma significativa los efectos sobre el rendimiento del proceso. En muchos casos, la información necesaria para el estudio de viabilidad se deriva de nuestra experiencia anterior o de pruebas de laboratorio. Otras veces, una respuesta precisa es difícil de dar, como cuando se nos pidió verificar las prestaciones de diferentes tecnologías RFID con etiquetas sumergidas en hormigón. Fue necesario realizar las pruebas adecuadas para ver cómo las diferentes etiquetas RFID eran legibles o no según el espesor del material, teniendo en cuenta también la presencia de armaduras, silicatos e impurezas diversas en el hormigón.
Una vez definida la estructura “as is” de los procesos involucrados, lo que se busca es determinar con el estudio del “to be”, en los diferentes niveles de análisis, las mejoras introducidas por la tecnología RFID. Para cada proceso es de hecho posible definir y medir Indicadores Clave de Desempeño (KPI) para luego estimar la variación prevista, lo que da efectivamente una dimensión cuantitativa de los efectos directos de la tecnología. Una sugerencia que hacemos a las empresas que nos piden ayuda para medir y cuantificar los beneficios esperados es centrarse en los indicadores de resultados individuados para cada proceso. Si el trabajo analítico ha sido preciso, en cada proceso deberían estar asociados con indicadores de desempeño que se consideren significativos, incluso para las aplicaciones RFID.
Por último, se destaca cómo, a menudo, los sistemas de información y los posibles beneficios derivados de una mayor disponibilidad de información se consideran implícitos en el estudio de viabilidad y no son valorados, ya sea por las dificultades inherentes a su estimación, como por el hecho de que necesitamos enseñar a la empresa a conocer la tecnología y su potencial.
Elección de la tecnología
La elección de la tecnología es la segunda fase operacional de la metodología de Lab#ID. Retomando el ejemplo del hormigón, elegir entre HF, UHF o LF podría parecer trivial, pero en realidad las diferentes tecnologías responden de manera diferente a las diversas aplicaciones.
De hecho, una vez establecido qué sistemas RFID son adecuados para alcanzar los objetivos del proyecto, debemos identificar el tipo de sistema que mejor los realiza. También en este caso es posible que las experiencias de los proyectos ya realizados permitan tener diversas indicaciones, incluso antes de las pruebas, de cómo la tecnología podría superar los tests y de cómo podría evolucionar la situación. Otras veces resulta necesario realizar tests para identificar la mejor opción. Una herramienta útil para la elección de la tecnología es la construcción de un árbol de decisión para evaluar los efectos de la tecnología consideradas factibles para el proyecto. Esto permite identificar los métodos y los resultados necesarios para seguir estudiando la viabilidad tecnológica. Las campañas experimentales sirven, de hecho, para dar estabilidad a las estimaciones efectuadas y para evaluar configuraciones alternativas. Además, los tests se repiten varias veces para que los resultados sean fiables y estadísticamente significativos, y permitan determinar las variaciones de las situaciones “to be” con cierta seguridad.
Valoraciones finales. Análisis de costos y beneficios
El análisis de costos y beneficios, proporciona la dimensión económica del proyecto. En la metodología utilizada por Lab#ID, no se trata simplemente de llegar a una presentación en conjunto, sino de detallar los componentes y los sujetos interesantes. Lab#ID se basa en su propio modelo de referencia desarrollado en el curso de nuestras investigaciones, para identificar los tipos de costos, los sujetos que en una cadena de suministro los podrían experimentar con mayor probabilidad y el costo que típicamente estas entidades podrían sostener.
En otras palabras, el análisis de costos y beneficios propuesto permite valorar la idoneidad de los beneficios y el reparto de costes entre los sujetos de una cadena. Las empresas que componen la cadena se apropian de manera diferente de los beneficios de las soluciones, de la misma forma que es diferente la subdivisión de los costes entre los distintos actores involucrados. Un ejemplo emblemático es el de la distribución donde, cuanto más contenidos son los costes de quien está arriba, más pueden aprovechar los beneficios ofrecidos por la tecnología los que están abajo, normalmente de forma gratuita. Es evidente que este tipo de argumentos plantea cuestiones muy específicas, tales como la identificación del sujeto que sufraga los costes de las etiquetas, en qué etapa del proceso detectarlos o qué modelo elegir para un posible reparto de los costes (de infraestructura y variables).
En cuanto a la estimación de los gastos, Lab#ID ha desarrollado un árbol de costos que identifica los elementos que afectan el aspecto directo de la aplicación, pero también el aspecto indirecto, como los impactos sobre los proveedores, clientes o socios en la cadena que pueden estar implicados en el caso de lógicas de reverse logistics.
Si a través del análisis “as is” y “to be” se puede llegar a la valoración de los beneficios y los costos directos, sin duda más complejos de evaluar, sugerimos de todas formas probar diferentes escenarios teniendo en cuenta diferentes variables basadas, por ejemplo, en una focalización sobre el estudio de la viabilidad tecnológica o en escenarios de co-participación o colaboración con otros asociados de la cadena.
Para concluir, es importante hacer hincapié en que la determinación del costo directo no plantea grandes problemas de valoración. Esto, en algunos casos, puede ser suficiente para entender si se procede con el proyecto. La disponibilidad de la dimensión económica, o al menos un orden de magnitud, puede ser suficiente para disuadir a algunos de los socios o, por el contrario, para involucrarlos de forma definitiva.
Evaluación de riesgos
Por último, proponemos una actividad de evaluación de riesgos tanto en los componentes tecnológicos, como en los componentes de organización que también requieren una cuidadosa política de cambio de gestión. Incluso queriendo adoptar una solución RFID que minimice los impactos en la organización, la nueva tecnología producirá cambios en las actividades empresariales y en el modo de operar del personal, cambios que también deberán ser gestionados. Del mismo modo, se deberán evaluar aspectos como la inercia de la organización y las resistencias que ésta podría poner al cambio. La asociación de un valor económico, una medida, a estos componentes es compleja, pero, también en este caso, la experiencia adquirida en la realización y aplicación de soluciones complejas nos permite esbozar un escenario presumible.
Conclusiones
Esta breve descripción de las diversas fases y componentes de un estudio de viabilidad, realizado con la metodología desarrollada y probada por nuestro laboratorio, tiene por objeto clarificar cómo un proyecto de RFID exige un análisis detallado de múltiples aspectos: de organización, ambientales, tecnológicos, etc., que afectan a su éxito. Como hemos visto, las variables que pueden determinar el éxito o el fracaso del proyecto son numerosas y se multiplican al aumentar las organizaciones y los actores involucrados. Conocerlas y ser conscientes de estos problemas permite gestionar y evaluar con conocimiento de causa si una solución RFID es realmente la indicada para alcanzar los objetivos preestablecidos.
